Voor uitzendbureaus
Je bureau draait op planning, uren en facturen. Precies het werk dat zich laat automatiseren.
Kleine uitzendbureaus verliezen hun week aan werk dat elke week hetzelfde is: roosters overtikken, urenbriefjes najagen, facturen kloppend krijgen. Wij bouwen daar een oplossing voor die draait in de systemen die je al gebruikt.
- Voor bureaus van 1 tot 25 medewerkers
- Werkt met je huidige planningstool
- Eerste oplossing live in 2 tot 4 weken
- Vaste prijs, vaste scope
Waar de week weglekt
Bijna elk bureau dat we spreken loopt vast op dezelfde vier plekken. Niet omdat het moeilijk werk is, maar omdat het elke week terugkomt en niemand het kan overslaan.
De planning overtikken
Maandagochtend de planning uit de tool halen, in Excel zetten en er per uitzendkracht een persoonlijk rooster van maken. Werk dat niets toevoegt, maar wel elke week een dagdeel kost.
Urenbriefjes najagen
Achter uitzendkrachten en opdrachtgevers aan bellen voor uren die nog niet binnen zijn, en daarna handmatig overnemen in het systeem. Foutgevoelig, en het houdt de facturatie op.
Facturatie per week
Uren omzetten naar facturen, met per opdrachtgever een ander tarief, andere toeslagen en een andere opmaak. Eén verkeerd getal en je hebt een discussie in plaats van een betaling.
Kandidaten zoeken
Vacaturesites afstruinen, bedrijven opzoeken, contactgegevens verzamelen en handmatig een bericht sturen. Noodzakelijk werk, maar het schaalt niet met de tijd die je hebt.
Wat we hier al gebouwd hebben
Twee voorbeelden uit deze branche, allebei live en allebei in gebruik.
Een bureau exporteerde elke maandag de planning naar Excel en zette die met de hand om naar persoonlijke roosters. Met een script gebeurt dat nu in één klik, met dezelfde opmaak als voorheen. Het handwerk is volledig weg.
Voor het vinden van nieuwe opdrachtgevers bouwden we een scraper die vacaturesites afgaat, bedrijven verrijkt met contactgegevens en de resultaten klaarzet in een lijst waar direct mee gewerkt kan worden. Het zoekwerk is weg, het gesprek blijft.
Wat we voor een uitzendbureau bouwen
Niet alles tegelijk. We beginnen bij het proces dat de meeste tijd kost en breiden daarna uit.
Planning naar rooster
Van planningstool of Excel naar een persoonlijk rooster per uitzendkracht, automatisch verstuurd via mail of WhatsApp. Wijzigt de planning, dan wijzigt het rooster mee.
Urenverwerking
Uren binnenhalen uit briefjes, mail of een formulier, controleren op afwijkingen en klaarzetten voor akkoord. Wat niet klopt komt bovendrijven, de rest gaat er vanzelf doorheen.
Facturatie
Van goedgekeurde uren naar factuur, met de juiste tarieven en toeslagen per opdrachtgever, rechtstreeks in je boekhoudpakket.
Kandidaat- en klantoutreach
Vacatures en bedrijven verzamelen, verrijken en klaarzetten. Inclusief een eerste bericht dat je zelf nog aanpast voordat het weggaat.
Intake en documenten
Identiteitsbewijzen, certificaten en contracten uitlezen, controleren op geldigheid en opslaan op de juiste plek. Je krijgt een seintje als iets verloopt.
Koppelingen
Je planningstool, boekhouding, CRM en mail met elkaar laten praten, zodat je gegevens nog maar op één plek invoert.
Hoe het loopt
Van eerste gesprek tot draaiende oplossing, meestal binnen vier weken.
- 1
Werksessie
We komen langs en lopen een week met je mee op papier. Waar gaat de tijd heen, welke stappen zijn echt nodig en welke bestaan alleen omdat het altijd zo ging?
- 2
Voorstel
Je krijgt binnen 48 uur een voorstel met de processen op volgorde van tijdswinst, met per proces een vaste prijs en een verwachte besparing in uren.
- 3
Bouwen
We bouwen het eerste proces en laten wekelijks zien wat er draait. Je stuurt bij terwijl het gemaakt wordt, niet achteraf.
- 4
Live en uitbreiden
De oplossing gaat in gebruik en wij blijven meekijken. Werkt het, dan pakken we het volgende proces.
Waarom het er meestal niet van komt
Bijna elk bureau weet dat er tijd verloren gaat. Toch blijft het jaren liggen, en dat heeft zelden met onwil of onkunde te maken.
De tijd is er niet
Dit is de vervelende kant van het probleem: het werk dat je zou willen wegautomatiseren is precies het werk dat je week vult. Er is geen rustige week waarin je er even induikt, want die week bestaat niet zolang de planning en de uren blijven komen.
Je weet niet wat er kan
Je kunt niet vragen om iets waarvan je niet weet dat het bestaat. De meeste bureaus die we spreken hebben geen idee dat hun planningsexport genoeg is om op te bouwen, of dat een urenbriefje uitgelezen kan worden. Daardoor wordt handwerk gezien als iets dat er nu eenmaal bij hoort.
Het lijkt een groot project
Automatiseren klinkt als maanden, als een nieuw systeem en als iedereen opnieuw laten wennen. In de praktijk gaat het meestal om één proces, in twee tot vier weken, terwijl de rest gewoon doorloopt zoals het liep.
Er is nooit een goed moment
In het hoogseizoen is het te druk, daarbuiten is het te rustig om erin te investeren. Daarom beginnen we met een sessie van een halve dag in plaats van met een traject. Dat past altijd, ook in een drukke week.
Dat is ook precies waarom de eerste stap bij ons kijken is en niet bouwen. Je hoeft vooraf niet te weten wat er mogelijk is, dat is onze taak. Jij hoeft alleen te kunnen uitleggen hoe je werkt.
Wat er verandert in de week
De tijdswinst is het makkelijkst te meten, maar in de praktijk noemen bureaus meestal iets anders als grootste verschil.
De maandagochtend
Van een halve dag overtikken naar een controle van een paar minuten. De planner begint de week met bellen in plaats van met knippen en plakken.
Wijzigingen doorvoeren
Omdat bijwerken niets meer kost, gebeurt het ook echt als er halverwege de week iets verandert. Dat scheelt de telefoontjes achteraf.
Fouten die wegblijven
Iemand op de verkeerde locatie kost een rit, een verontschuldiging en soms een opdrachtgever. Die kosten telt niemand mee, maar ze zijn er wel.
Wat het kost
Vaste prijs, vaste scope. Je betaalt voor wat er wordt opgeleverd, niet voor een declaratiestaat.
Bijvoorbeeld de planning of de urenverwerking. Live in 2 tot 4 weken.
Planning, uren en facturatie aan elkaar geknoopt. 6 tot 12 weken.
Blijven bouwen en uitbreiden zodra het eerste draait.
Veelgestelde vragen
- Werkt dit ook met onze planningstool?
- Vrijwel altijd. We hoeven zelden aan je planningssysteem zelf te komen, want we bouwen op de export. Bijna elke tool kan exporteren naar Excel of CSV, en dat is genoeg om mee te werken. Dat scheelt je een migratie en houdt het risico klein.
- Moeten onze uitzendkrachten iets nieuws leren?
- Nee. Ze krijgen hun rooster op dezelfde manier als nu, via mail of WhatsApp, alleen klopt het voortaan en komt het eerder. Er is geen app en geen inlog. Dat is een bewuste keuze, want elke extra stap zorgt ervoor dat mensen het niet gebruiken.
- Wij hebben maar vijf mensen op de loonlijst. Is dit dan wel iets voor ons?
- Dat hangt niet af van je omvang maar van hoe vaak het werk terugkomt. Ben je vier uur per week kwijt aan planning en uren, dan is dat ruim negenduizend euro per jaar, ongeacht of je vijf of vijftig mensen hebt. Is het minder dan een uur per week, dan raden we het af.
- Hoe zit het met de privacy van kandidaatgegevens?
- Gegevens blijven in de systemen die je al gebruikt. We verplaatsen ze zo min mogelijk en bewaren niets op plekken waar het niet hoort. Waar het gevoelig ligt, bijvoorbeeld bij identiteitsbewijzen, zorgen we dat de verwerking binnen je eigen omgeving blijft.
- Wat als we volgend jaar van planningssysteem wisselen?
- Dan vervangen we het stuk dat de gegevens ophaalt, en blijft de rest staan. Daarom bouwen we die twee dingen bewust gescheiden. Een systeemwissel is dan een aanpassing van een dag, geen nieuw project.
- Wie beheert het als het draait?
- Wij kijken standaard mee op fouten, zodat je bericht krijgt als er iets vastloopt in plaats van dat je het zelf ontdekt. Wil je het later in eigen beheer nemen, dan krijg je toegang tot alles wat er gebouwd is plus documentatie.
Klaar om te beginnen?
Laten we kijken
wat er kan.
In 30 minuten weet je precies waar de grootste winst voor jouw team zit. Geen sales-praatje, wel een concreet voorstel met verwachte tijdswinst. Binnen 48 uur in je mailbox.