Dienst 02
Het werk dat elke week hetzelfde is, hoeft niet elke week gedaan te worden.
Offertes opstellen, orders doorzetten, intakes verwerken, rapportages maken. Stuk voor stuk stappen die volgens een vast patroon gaan. Ik bouw dat patroon na, zodat het werk vanzelf gebeurt en jij alleen nog kijkt naar wat afwijkt.
- Draait in je huidige systemen
- Eerste proces live in 2 tot 4 weken
- Vaste prijs, vooraf afgesproken
- Je houdt zelf de controle over uitzonderingen
Hoe je het herkent
Niet elk proces is geschikt. Deze kenmerken zijn een goed teken dat het loont.
Het gebeurt vaker dan wekelijks
Hoe vaker een taak terugkomt, hoe sneller de bouw zichzelf terugverdient. Iets van één keer per kwartaal laat je met rust.
De stappen liggen vast
Als je kunt uitleggen wat je doet in duidelijke als-dan-stappen, valt het na te bouwen. Twijfelgevallen laten we bij de mens.
De informatie staat al ergens
Zit alles in een systeem, een mailbox of een bestand, dan hoeft er niets opnieuw te worden ingevoerd. Alleen verplaatst en omgezet.
Fouten kosten geld
Overtikwerk gaat een keer mis. Een creditfactuur of een verkeerde levering kost meer dan de tijd die je ermee dacht te besparen.
Wat we typisch bouwen
Altijd op maat, maar deze komen het vaakst voorbij.
Documenten uitlezen
Facturen, pakbonnen, contracten of formulieren uitlezen en de gegevens op de juiste plek zetten, inclusief controle op wat niet klopt.
Mail verwerken
Binnenkomende berichten herkennen, sorteren en de bijbehorende sale klaarzetten of direct uitvoeren.
Offertes en orders
Van aanvraag naar een concept dat klopt met je prijzen en voorwaarden, klaar om te controleren en te versturen.
Rapportages
Cijfers uit meerdere bronnen samenvoegen tot één overzicht dat op een vast moment vanzelf verschijnt.
Een inkooporder die zichzelf verwerkt
Leveranciers sturen orderbevestigingen per mail, elk in een eigen opmaak. Iemand opende ze, tikte de regels over in het systeem en legde de mail vast in het dossier.
- 1
De binnenkomende mail wordt herkend als orderbevestiging, ongeacht de afzender.
- 2
De regels worden eruit gehaald: artikelnummer, aantal, prijs en leverdatum.
- 3
Die worden gelegd naast de oorspronkelijke inkooporder in het systeem.
- 4
Klopt alles, dan wordt de order bijgewerkt en het bericht opgeslagen in het dossier.
- 5
Wijkt er iets af, bijvoorbeeld een prijs of een datum, dan komt precies dát verschil bij een inkoper terecht.
De inkoper ziet nog maar de orders waar iets mee is, in plaats van ze allemaal. Dat is het patroon achter bijna alles wat we bouwen: niet de mens vervangen, maar de mens alleen laten kijken naar wat afwijkt.
Doorlooptijd en prijs
Je krijgt altijd een vaste prijs en een vaste afspraak voordat we beginnen. Geen nacalculatie, geen verrassing achteraf.
Veelgestelde vragen
- Moeten we onze software vervangen?
- Bijna nooit. Ik bouw op wat je al hebt. Alleen als er echt geen enkele manier is om gegevens uit een systeem te krijgen, kijken we samen naar iets anders.
- Wat gebeurt er als er iets misgaat?
- Elke automatisering heeft foutafhandeling. Wat niet klopt gaat naar een mens in plaats van door te razen. Je krijgt bericht en ik kijk mee.
- Zijn we van jullie afhankelijk?
- Je krijgt toegang tot alles wat we bouwen en documentatie erbij. Wil je het later zelf beheren of overdragen, dan kan dat.
- Hoe lang duurt het voordat we er zelf iets van merken?
- Ik laat elke week zien wat er draait, dus je ziet vanaf week één iets werken. Live gaan gebeurt meestal in week twee tot vier, en dan draait het eerst een tijdje naast het handmatige proces zodat je kunt vergelijken.
- Wat als ons proces halverwege verandert?
- Kleine wijzigingen vangen we op tijdens de bouw, dat hoort erbij. Verandert het proces fundamenteel, dan bespreken we opnieuw wat er nodig is. Omdat we in korte stappen werken, ben je nooit een half project kwijt.
Klaar om te beginnen?
Laten we kijken
wat er kan.
Een gesprek van dertig minuten. Ik stel vragen over hoe je werkt, zodat we allebei weten waar we het over hebben. Daarna beginnen we bij de plekken met de meeste impact.