Elke maandag vier uur roosters overtikken. Nu één klik.
Een uitzendbureau exporteerde wekelijks de planning naar Excel en maakte daar met de hand een persoonlijk rooster van voor elke uitzendkracht. Werk dat niets toevoegde, maar wel elke week een halve dag kostte.
De maandagochtend is teruggebracht van vier uur naar een paar minuten
De situatie
Het bureau werkte met een planningstool die de bezetting per opdrachtgever toonde. Uitzendkrachten wilden juist hun eigen rooster zien: waar moet ik heen, hoe laat, en wie is mijn contactpersoon. Die vertaalslag maakte de planner elke maandagochtend met de hand.
Waar het vastliep
- De export uit de planningstool stond per opdrachtgever, niet per persoon
- Elk rooster werd handmatig samengesteld en apart verstuurd
- Een wijziging later in de week betekende het hele rondje opnieuw
- Fouten kwamen pas aan het licht als iemand op de verkeerde plek stond
Wat we gebouwd hebben
Omzetting in één stap
Een script leest de export uit de planningstool en draait de gegevens om van opdrachtgever naar persoon, met dezelfde opmaak die het bureau al gebruikte.
Persoonlijke roosters
Per uitzendkracht een overzicht met locatie, tijden en contactpersoon, klaar om te versturen.
Controle vooraf
Dubbele inzet, gaten in de bezetting en ontbrekende gegevens worden gemarkeerd voordat er iets de deur uit gaat.
Hoe het traject liep
We zijn begonnen met een sessie van een halve dag waarin we naast de planner zijn gaan zitten op een maandagochtend. Niet om te vragen hoe het proces werkt, maar om te zien wat er echt gebeurt. Daar kwamen twee dingen uit die in geen enkel gesprek naar boven waren gekomen: de planner corrigeerde onderweg stilzwijgend fouten in de export, en er was een vaste groep uitzendkrachten die het rooster liever via WhatsApp kreeg dan via mail. Beide zijn in de oplossing meegenomen. Twee weken later draaide de eerste versie mee naast het handmatige proces, zodat we konden vergelijken. Na de derde week ging het handwerk eruit.
Wat we hiervan geleerd hebben
Naast iemand gaan zitten levert meer op dan vragen stellen
De correcties die de planner onderweg maakte, stonden in geen enkele procesbeschrijving. Ze waren zo vanzelfsprekend geworden dat niemand ze nog als stap zag. Precies dat soort onzichtbare stappen breekt een automatisering die op papier klopt.
Even meedraaien naast het oude proces
De eerste versie liep twee weken mee zonder dat er iets werd afgeschaft. Dat voelt als dubbel werk, maar het is de goedkoopste manier om vertrouwen op te bouwen. Pas toen de uitkomsten drie keer op een rij klopten, ging het handmatige proces eruit.
De opmaak niet willen verbeteren
We hebben bewust exact de bestaande opmaak nagebouwd, ook waar die niet mooi was. Een nieuwe indeling had vragen opgeleverd van mensen die al jaren gewend waren aan de oude, en die vragen kosten meer dan de verbetering waard was.
Wat het opleverde
- ✓De maandagochtend is teruggebracht van vier uur naar een paar minuten
- ✓Wijzigingen doorvoeren kost geen extra ronde meer
- ✓Het handmatige overtikwerk is volledig verdwenen
Klaar om te beginnen?
Laten we kijken
wat er kan.
In 30 minuten weet je precies waar de grootste winst voor jouw team zit. Geen sales-praatje, wel een concreet voorstel met verwachte tijdswinst. Binnen 48 uur in je mailbox.