Van Excel-planning naar een automatisch rooster

Bijna elke planningstool toont de bezetting per opdrachtgever of per locatie. Logisch, want daar plan je op. Maar je medewerkers willen iets anders zien: waar moet ik heen, hoe laat, en bij wie meld ik me. Die vertaalslag maakt in veel bedrijven iedere week iemand met de hand.

Waarom dit meer kost dan je denkt

Het overtikken zelf is niet eens het duurste. Het duurste is dat de omzetting één moment in de week is. Wijzigt er daarna iets, dan moet het rondje opnieuw, en dus wordt het uitgesteld of overgeslagen. Dan staat er iemand op de verkeerde plek en kost het een telefoontje, een rit en een verontschuldiging.

Wat de omzetting eigenlijk is

Technisch is dit een draaitabel. Je hebt regels met daarin een opdrachtgever, een datum, een tijd en een persoon, en je wilt ze niet groeperen op opdrachtgever maar op persoon. Dat is een van de best op te lossen problemen die er zijn, en het is precies het soort werk waar mensen slecht in zijn en machines goed.

Waar je op moet letten voordat je begint

• Schrijven mensen namen altijd hetzelfde? 'J. de Vries' en 'Jan de Vries' zijn voor een script twee personen. Dit is de meest voorkomende oorzaak van rare uitkomsten.
• Wat gebeurt er bij dubbele inzet? Iemand die op twee plekken tegelijk staat moet eruit springen, niet stilletjes in één rooster verdwijnen.
• Hoe gaat het rooster de deur uit? Mail is het makkelijkst, WhatsApp wordt beter gelezen. Bepaal dat vooraf, want het bepaalt de opmaak.
• Wat als de planning wijzigt? Bouw de omzetting zo dat je hem opnieuw kunt draaien zonder rommel, dan is bijwerken geen bezwaar meer.

Wat het oplevert

Bij een uitzendbureau waar we dit bouwden ging de maandagochtend van vier uur naar een paar minuten. Belangrijker nog: omdat bijwerken nu niets meer kost, gebeurt het ook echt als er halverwege de week iets verandert. De tijdswinst is meetbaar, maar de minder zichtbare winst zit in de fouten die niet meer gemaakt worden.

Hoe je het opbouwt zonder risico

De verleiding is om het oude proces meteen af te schaffen zodra de nieuwe versie draait. Dat is precies de manier om vertrouwen te verliezen bij de eerste afwijking.

• Laat de eerste versie twee weken meedraaien naast het handmatige proces en vergelijk de uitkomsten.
• Klopt het drie keer op rij, dan pas het handwerk eruit. Niet eerder, ook al is de verleiding groot.
• Bouw de bestaande opmaak exact na, ook waar die niet mooi is. Een verbeterde indeling levert vragen op van mensen die aan de oude gewend zijn.
• Zorg dat opnieuw draaien geen dubbele berichten oplevert, want anders wordt bijwerken alsnog overgeslagen.

Wat je hierna kunt doen

Zodra de omzetting draait, ligt er een basis waar meer op past. De gegevens staan dan al per persoon geordend, en dat is precies wat je nodig hebt voor de volgende stap: uren terugkoppelen, wijzigingen automatisch melden of de facturatie erop aansluiten. Dat is de reden om klein te beginnen. Niet omdat het weinig oplevert, maar omdat de eerste stap de tweede goedkoper maakt.