Wat kost het automatiseren van een proces?

Het is de eerste vraag in bijna elk gesprek, en het eerlijke antwoord is dat het uiteenloopt van een paar duizend euro tot enkele tienduizenden. Dat helpt je niet. Daarom hieronder waar dat verschil vandaan komt, zodat je een offerte kunt beoordelen in plaats van hem alleen te vergelijken op het eindbedrag.

Waar de prijs door bepaald wordt

Vier dingen verklaren vrijwel het hele verschil tussen een project van drie mille en een van dertig.

• Het aantal systemen dat mee moet doen. Eén systeem is een script. Vier systemen die elkaar moeten bijwerken is een keten, en elke schakel kan breken.
• Of er een API is. Met een moderne API praat je direct met het systeem. Zonder API werk je met exports, bestanden of omwegen, en dat is meer bouwwerk en meer onderhoud.
• Hoeveel uitzonderingen er zijn. Een proces dat altijd hetzelfde loopt is goedkoop. Een proces met twintig varianten die allemaal net anders zijn, is dat niet.
• Wat er misgaat als het misgaat. Een verkeerde rapportage herstel je. Een verkeerde factuur of levering niet zomaar, dus daar bouw je meer controle omheen.

Wat je ongeveer mag verwachten

Daarnaast heb je gebruikskosten. Bij de meeste mkb-toepassingen praat je over tientallen euro's per maand aan koppelingen en eventueel AI-gebruik. Dat is zelden de post waar je op moet letten.

Zo reken je uit of het loont

Neem het aantal uren dat een taak per week kost, vermenigvuldig met het aantal weken per jaar en met wat een uur je werkelijk kost. Bij een medewerker van vijftig euro per uur die vier uur per week aan iets kwijt is, kom je op ruim tienduizend euro per jaar. Een oplossing van vijfduizend is dan binnen een half jaar terugverdiend.

Waar je op moet letten in een offerte

• Staat er een vaste prijs voor een vaste scope, of wordt er op uurbasis gewerkt? Bij nacalculatie ligt het risico bij jou.
• Wat gebeurt er als een leverancier zijn API verandert? Zit dat in de prijs of komt daar een rekening voor?
• Krijg je toegang tot wat er gebouwd is, of zit je vast aan één partij?
• Staat er een verwachte tijdswinst in? Zonder maatstaf vooraf kun je achteraf niet zeggen of het geslaagd is.

Dat laatste punt is het belangrijkste. Vraag altijd om een verwachting in uren, niet alleen om een prijs. Een partij die dat niet durft te geven, weet niet goed genoeg wat je proces kost.

Waarom dezelfde vraag zulke verschillende offertes oplevert

Als je drie partijen om een prijs vraagt voor hetzelfde proces, kunnen de bedragen een factor vier uiteenlopen. Dat komt zelden doordat er eentje probeert je te veel te laten betalen. Meestal lossen ze een ander probleem op.

• De goedkoopste bouwt precies wat je vraagt, zonder foutafhandeling. Dat werkt, tot het een keer misgaat en niemand het merkt.
• De middelste bouwt hetzelfde plus meldingen, controle op uitzonderingen en de mogelijkheid om een halve run opnieuw te draaien.
• De duurste rekent onderhoud en aanpassingen mee voor de komende jaren, en die komen er.

Vergelijk dus niet de bedragen maar wat er in zit. Vraag bij elke offerte: wat gebeurt er als dit vastloopt op een vrijdagmiddag? Het antwoord daarop verklaart meestal het hele prijsverschil.

Wanneer je het beter niet doet

Er zijn drie situaties waarin we zelf afraden om te bouwen. Als het proces nog verandert, want dan bouw je een oplossing voor een vraag die verschuift. Als het minder dan een uur per week kost, want dan verdien je het nooit terug. En als niemand binnen het bedrijf eigenaar is van het proces, want dan is er straks ook niemand die iets zegt als het niet meer klopt.