Zo bereken je wat handmatig werk je per jaar kost

Terugkerend werk wordt zelden afgeschaft omdat het per keer nooit lang duurt. Twintig minuten per dag voelt niet als een probleem. Pas als je het uitrekent over een jaar wordt zichtbaar waar je naar kijkt.

De basisberekening

Uren per week, maal 46 werkbare weken, maal wat een uur werkelijk kost. Dat laatste is niet het brutoloon: reken met de kosten voor de werkgever, dus inclusief werkgeverslasten en overhead. Voor veel mkb-functies zit dat tussen de veertig en zeventig euro per uur.

De posten die vrijwel iedereen vergeet

• Herstelwerk. Overtikwerk gaat mis, en het uitzoeken en rechtzetten kost meer dan de oorspronkelijke handeling.
• Wachttijd. Werk dat blijft liggen omdat één persoon het moet doen en die op vakantie is.
• Schakelkosten. Wie tien keer per dag uit zijn werk wordt gehaald voor een routineklus, is meer kwijt dan die tien keer bij elkaar.
• Verloop. Mensen die goed zijn in hun vak worden ongelukkig van werk dat een machine kan doen, en vertrekken uiteindelijk.

Wanneer automatiseren loont

Vuistregel: als de jaarlijkse kosten van een taak hoger zijn dan de eenmalige kosten van het oplossen ervan, is het antwoord ja. Bij vier uur per week praat je over ruim negenduizend euro per jaar, en dan is een oplossing van vijfduizend binnen zeven maanden terugverdiend. Daarna is het winst, elk jaar opnieuw.

Blijft het onder de één uur per week, dan valt het meestal niet te verantwoorden. Dat is ook een prima uitkomst: je weet het nu, in plaats van dat je het vermoedt.

Waarom een schatting bijna altijd te laag is

Vraag iemand hoe lang een taak duurt en je krijgt de tijd die het kost als alles goed gaat. Wat er niet in zit is het zoeken naar het juiste bestand, het wachten op een collega, de keer dat het systeem traag was en het moment waarop het opnieuw moest omdat er iets niet klopte.

• Laat twee weken meten in plaats van schatten. De uitkomst ligt in de praktijk vaak een factor anderhalf tot twee hoger.
• Meet bij de persoon die het echt doet, niet bij degene die het proces bedacht heeft.
• Tel de taak mee bij iedereen die hem een klein beetje doet. Werk dat verdeeld is over vier mensen valt bij niemand op, maar telt wel op.

Reken ook met wat het niet doen kost

Naast de uren die eraan opgaan, is er een tweede rekening: het werk dat blijft liggen omdat de tijd op is. De offerte die een dag later de deur uit gaat, de klant die niet is nagebeld, de sale die kleiner werd opgezet dan bedoeld. Die kosten staan in geen enkel overzicht en zijn vaak groter dan de bespaarde uren.

Je hoeft ze niet exact te becijferen. Het is genoeg om ze te benoemen, want ze verklaren waarom een terugverdientijd op papier van zeven maanden in de praktijk korter uitvalt.